Prosedur Offboarding IT: Mencabut Akses Karyawan yang Keluar

Jawaban singkat: offboarding IT yang tuntas mencakup lima hal: menonaktifkan semua akun (surel, aplikasi, VPN, akun admin), mengambil kembali perangkat, memindahkan data dan kepemilikan berkas, menghentikan lisensi yang tidak dipakai lagi, dan mengganti kredensial bersama yang pernah diketahui karyawan itu. Semuanya dicatat, dan dimulai dari pemberitahuan HR kepada tim IT sebelum hari terakhir.

Saat karyawan berhenti, perhatian perusahaan biasanya tertuju pada serah terima pekerjaan dan administrasi kepegawaian. Urusan IT sering tertinggal: akun surel dibiarkan aktif “untuk berjaga-jaga”, laptop dikembalikan tanpa dicek, dan kata sandi akun bersama tidak pernah diganti. Akun lama yang terlupakan menumpuk, dan masing-masing adalah pintu yang masih terbuka.

Kenapa offboarding IT sering bocor

Ada tiga penyebab yang berulang di banyak perusahaan:

1. Tidak ada daftar akses. Tim IT tidak tahu persis aplikasi apa saja yang dipakai seorang karyawan, terutama aplikasi berbasis langganan yang didaftarkan sendiri oleh divisi.
2. Pemberitahuan terlambat. HR mengurus pengunduran diri, tetapi tim IT baru tahu setelah karyawan pergi, atau tidak diberi tahu sama sekali.
3. Akun bersama. Kata sandi akun media sosial, akun penyedia layanan, atau perangkat jaringan dipakai beberapa orang, dan tidak ada yang ingat untuk menggantinya.

Checklist offboarding IT

Area	Yang dilakukan
Akun utama	Nonaktifkan surel dan akun direktori, atur penerusan surel atau balasan otomatis bila perlu
Aplikasi	Cabut akses aplikasi internal, aplikasi langganan, dan sistem yang memakai login terpisah
Akses jarak jauh	Cabut akun VPN, sesi aktif, dan perangkat yang terdaftar untuk autentikasi dua langkah
Akun istimewa	Cabut hak admin di server, panel cloud, perangkat jaringan, dan repositori kode
Kredensial bersama	Ganti kata sandi akun yang dipakai bersama dan pernah diketahui karyawan itu
Perangkat	Ambil kembali laptop, ponsel kantor, kartu akses, dan token; periksa kondisinya
Data	Pindahkan kepemilikan berkas dan folder bersama, cadangkan kotak surel bila kebijakan mengharuskan
Lisensi	Hentikan atau alihkan lisensi yang tidak dipakai lagi
Pencatatan	Catat setiap langkah, tanggal, dan siapa yang mengerjakannya

Pembagian tugas yang jelas

Offboarding yang rapi bergantung pada urutan dan pembagian tugas, bukan pada kerja keras satu orang:

• HR memberi tahu tim IT begitu tanggal terakhir diketahui, termasuk bila karyawan berhenti mendadak.
• Atasan langsung memastikan serah terima pekerjaan dan menyebut aplikasi atau akun yang dipakai karyawan itu di luar sistem utama.
• Tim IT menjalankan checklist, mencabut akses pada waktu yang disepakati, dan mencatat hasilnya.

Untuk karyawan dengan akses istimewa, seperti admin sistem atau keuangan, pencabutan sebaiknya dilakukan tepat saat hubungan kerja berakhir, bukan keesokan harinya.

Urutan pada hari terakhir

Checklist di atas paling efektif bila dikerjakan dengan urutan yang tetap:

1. Pagi hari: pastikan serah terima pekerjaan selesai dan berkas penting sudah dipindahkan ke folder bersama atau ke rekan yang melanjutkan.
2. Sebelum jam kerja berakhir: ambil kembali perangkat dan kartu akses, lalu periksa kondisinya bersama karyawan.
3. Saat jam kerja berakhir: nonaktifkan akun utama, akses jarak jauh, dan akun istimewa. Akhiri sesi yang masih aktif di semua perangkat.
4. Di hari yang sama: ganti kata sandi akun bersama yang ia ketahui, dan atur penerusan surel bila dibutuhkan.
5. Dalam minggu yang sama: hentikan atau alihkan lisensi, hapus data kantor dari perangkat yang dikembalikan sebelum dipakai orang lain, dan arsipkan catatan offboarding.

Kesalahan yang sering terjadi

• Hanya menonaktifkan surel. Aplikasi yang memakai login terpisah, seperti panel penyedia layanan atau aplikasi langganan divisi, tetap terbuka.
• Membiarkan akun aktif untuk serah terima. Bila rekan kerja perlu mengakses berkas, pindahkan kepemilikan berkasnya, jangan meminjamkan akun.
• Lupa perangkat autentikasi dua langkah. Ponsel pribadi yang terdaftar sebagai perangkat verifikasi masih bisa dipakai bila akunnya diaktifkan kembali.
• Tidak ada catatan. Tanpa catatan, tidak ada yang bisa memastikan akses mana yang sudah dicabut.

Mencegah sejak hari pertama

Offboarding menjadi mudah bila onboarding tercatat. Setiap akses yang diberikan saat karyawan masuk dicatat di satu daftar, sehingga saat ia keluar, daftar itu tinggal dibalik. Daftar aset yang mutakhir juga membantu: perangkat mana dipegang siapa, dan lisensi mana dipakai siapa.

Dua kebiasaan lain yang mengurangi risiko: kurangi akun bersama dengan memberi tiap orang akunnya sendiri, dan tinjau daftar akses secara berkala, misalnya setiap kuartal, untuk menemukan akun yang lolos dari offboarding sebelumnya.

Bagaimana Legia mengerjakannya

Dalam layanan IT Support & Pengelolaan Infrastruktur, seluruh akses karyawan yang keluar dicabut begitu Legia menerima pemberitahuannya, lalu didokumentasikan. Legia juga memelihara daftar perangkat, akun, dan lisensi yang selalu diperbarui, sehingga Anda tahu siapa memakai apa. Perbandingan cara mengurus IT kantor, dari staf sendiri sampai berlangganan, ada di artikel IT Support Berlangganan, Staf IT Sendiri, atau Panggil Saat Rusak?

Pertanyaan yang sering diajukan

Sumber

• NIST SP 800-53 Rev. 5, kontrol PS-4 Personnel Terminationcsrc.nist.gov

Siapa yang bertanggung jawab bila akses lama disalahgunakan?

Secara praktis, perusahaan yang menanggung dampaknya. Karena itu pencatatan setiap langkah offboarding penting: ia menunjukkan bahwa akses sudah dicabut dan kapan.

Butuh tim yang menjaga perangkat, akun, dan jaringan kantor tanpa merekrut staf IT sendiri? Lihat layanan IT Support & Konsultasi Legia, atau jadwalkan konsultasi lewat halaman kontak.